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Dietro le quinte di un evento

lunedì 17 novembre 2008, di Giovanni Giuffrida

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L’organizzazione di un evento non è mai una cosa semplice specialmente quando tutto deve essere predisposto in poco tempo. Se poi si coinvolgono più soggetti ecco che bisogna riuscire a trovare le soluzioni che accontentino un po’ tutti: le date, le attività da svolgere, gli enti da far intervenire per finire poi alla scelta del luogo idoneo dove svolgere l’evento. Mi soffermerò in particolare su quest’ultimo punto e, vista l’esperienza accumulata nell’organizzazione di questa mostra, volevo rendere partecipe tutti voi della procedura da seguire, delle cose da fare, e soprattutto quelle da non fare, affinché un evento rivolto al sociale riesca nel migliore dei modi.

  1. Scegliete il luogo dell’evento con cura evitando che sia conteso tra enti e/o associazioni. Infatti potrebbe succedere che, nonostante abbiate già identificato la struttura e ricevuto l’autorizzazione firmata, lo stesso non venga accettato da alcuni partecipanti per non incorrere nell’ira funesta di uno dei due contendenti.
  2. Se avete intenzione di organizzare l’evento in un quartiere di periferia, effettuate sempre un sopralluogo nella struttura prima di richiederla, rischiate di essere autorizzati ad usare uno spazio vandalizzato. A volte infatti può capitare che persino i proprietari dell’immobile, specialmente se sono enti pubblici, siano all’oscuro sullo stato reale in cui si trova la struttura o persino a chi è data in gestione…ammesso che sappiano il numero civico.
  3. Nel caso in cui la struttura scelta sia di proprietà del Comune, contattate immediatamente l’assessorato competente. Se avete buona volontà e tempo da vendere, parlate direttamente con l’assessore in causa che, da buon politico, non potrà dire di no ad un evento che tocca il sociale. Bisogna però che siate coscienti del fatto che dell’autorizzazione non se ne occuperà direttamente lui ma un dipendente del suo ufficio, vi consiglio quindi di prendere contatto diretto con quest’ultimo: gli assessori cambiano mentre i dipendenti comunali restano e sono loro quelli che gestiscono l’ufficio e sanno come funzionano le cose.
  4. Anche se l’evento che organizzate è senza scopo di lucro, rivolto agli orfani senza tetto immigrati da un paese in guerra, sappiate che, per avere l’uso gratuito di una struttura del comune, occorre una delibera della giunta comunale. Se siete così bravi ed avete organizzato l’evento con minimo quattro mesi di anticipo allora non dovrebbero esserci problemi. Ma se tutto deve essere messo insieme in quattro settimane, potete ben immaginare come si complichi la cosa. Se il Comune in questione poi ha problemi più urgenti da discutere rispetto al vostro allora vi consiglio, se non volete pagare una quota oraria per l’utilizzo della struttura, di fare una richiesta tramite enti istituzionali eventualmente coinvolti nell’evento e, tramite il quale, riceverete il consenso per l’uso della struttura. Se la struttura in questione poi è un impianto sportivo allora sappiate che l’uso gratuito vale solo per la mattinata, di pomeriggio infatti pagano anche gli enti istituzionali."
  5. Ora che avete la vostra autorizzazione in mano, protocollata e timbrata, potete finalmente andare trionfanti alla struttura scelta, per consegnare l’agognato documento ai dipendenti comunali che si occupano di controllare gli ingressi e le uscite dalla struttura e di mantenerla integra ed in buono stato, insomma quelli che una volta chiamavamo “custodi”. Mettete in chiaro che tutto quello che lascerete all’interno della struttura è sotto la vostra diretta responsabilità e che nessun oggetto, mancante o danneggiato, sarà addebitato direttamente a loro. In caso contrario, se l’evento si protrarrà per più giorni, vi toccherà montare e smontare giornalmente il materiale, poco importa se questa operazione richiederà uno sforzo disumano.

Spero che questa breve guida, accompagnata da una buona dose di pazienza ed entusiasmo, possa esservi d’aiuto in futuro nel caso in cui vogliate anche voi cimentarvi nell’organizzazione di un evento del genere.




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